Архівне зберігання

Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках, в приміщеннях, що виключають несанкціонований доступ.

Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках, приміщеннях, що виключають несанкціонований доступ.

Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках, в приміщеннях, що виключають несанкціонований доступ.

Архівне зберігання здійснюється таким чином, щоб у разі необхідності файли легко можна було відшукати. Багато обчислювальні системи мають спеціальні елементи програмного забезпечення-системи управління базами даних (СКБД), які дозволяють створювати досить складну структуру взаємозв'язків між зберігаються в файлах елементами даних. Нижче ми обговоримо такі пакети програм більш докладно.

Архівне зберігання документів дозволяє з'ясовувати питання, що виникають часом тривалий час після підготовки цих документів, а також є в певній мірі гарантією можливості відновлення інформаційних масивів на машинних носіях у разі ліквідації останніх в результаті непередбаченої або аварійної ситуації.

Для архівного зберігання креслень може бути використана та ж сама система, яка використовувалася в VII етапі для технічних умов. Всі креслення фірми необхідно зберігати окремо від креслень замовника. Креслення замовника повинні зберігатися окремо, але система зберігання може бути такою ж, як і для креслень фірми. Це логічно, оскільки креслення замовника будуть використовуватися рідше.

Передача на архівне зберігання повинна здійснюватися автоматично, так як ця робота вимагала б від людей дуже великих витрат праці. Тому необхідно розробити методи оцінки цінності відомостей, а також апарат виділення застарілих відомостей із загального складу інформаційної бази, їх узагальнення та зберігання. Все це вимагає відповідних теоретичних обгрунтувань.

При підготовці до архівного зберігання особисті справи зручно об'єднувати в одне, об'ємом до 250 аркушів, зшиваючи їх разом на поточний рік звільнення. Всередині справи вони розташовуються в суворій алфавітному порядку прізвищ. До об'єднаної справи складається внутрішній опис включених в нього особистих справ.

Справи, відібрані на архівне зберігання, вимагають додаткового оформлення.

Найважливішою характеристикою носіїв для архівного зберігання є відмова. Цей параметр відеозапису складно оцінити чисельно. Кількість випадінь, яке може містити зображення, обмежується числом, при якому його відтворення стане неможливим через значне спотворення зображення. Для цифрової інформації відмова фактично настає в той момент, коли в будь-якому місці диска одиничний біт не може бути правильно лічений.

Повинні бути встановлені процедури архівного зберігання, щоб користувачі, що знаходяться в кінці ланцюжка поширення документів, могли направляти ці документи в архів при дотриманні відповідних норм безпеки.

Справи, підготовлені для архівного зберігання, повинні мати заголовки, пронумеровані листи, прямий хронологічний порядок розташування документів у справі, засвідчувальний аркуш із зазначенням кількості аркушів.

Безперервні носії зручні для архівного зберігання інформації. Дискретні - для її оперативного пошуку і розмноження.

Засвідчувальний запис складається на будь-яку одиницю архівного зберігання. В книгах, журналах їх завірення може бути оформлено на звороті останнього чистого аркуша, в картотеках - на чистій картці, що поміщається останньої. Якщо в справу вже підшитий лист з заверительной записом, то його верхню частину приклеюють до внутрішньої сторони обкладинки. Забороняється складати заверительную запис на звороті документів і на самій обкладинці. При зберіганні документів без підшивки лист з заверительной записом вкладається в упаковку.

Особові справи звільнених працівників повинні передаватися на архівне зберігання і зберігатися 75 років - - В (статті 498в, 504 Переліку документів із зазначенням термінів зберігання, див. дод.

Знищення документів проводиться після здачі-прийому справ на архівне зберігання. Подрібнення документів в машині для знищення паперів проводиться в присутності членів ЕК.

Загальна організація програмного забезпечення. Система управління файлами призначена для створення, редагування, архівного зберігання і захисту файлів.

Ці регістри необхідно оформляти відповідними підписами, вони підлягають архівному зберіганню.

Зміст тіосульфату (гіпосульфата) до 1 мкг-см-2 вважається нормальним при архівному збереженні дрібнозернистих фотографічних зображень, наприклад мікрофільмів.

В результаті роботи ЕК документи поділяють на дві групи: призначені для архівного зберігання і підлягають знищенню.

Здійснює методичне керівництво роботою з експертизи цінності документів, підготовці їх до архівного зберігання, а також по розробці номенклатур справ та інших нормативно-методичних документів, що регламентують діяльність архіву та діловодної служби організації.

Підприємство-виробник зобов'язане залишати від кожної партії стрічки не менше одного контрольного рулону для архівного зберігання на випадок арбітражних випробувань. Зберігання контрольного рулону повинно здійснюватися у відповідності до вимог цих ТУ.

Загальна установа міністерств встановило однаковість системи діловодства міністерств - від створення документів до їх архівного зберігання; особливе місце було приділено порядку зносин (листуванням) міністерств з іншими установами.

Блок-схема технологічного процесу вирішення завдань з обліку заробітної плати з використанням МД (етап 2. Найбільший інтерес представляє використання в технологічному процесі виконання завдання магнітного диска для накопичення та архівного зберігання всієї необхідної інформації та формування об'ємних вихідних документів.

Загальне установа міністерств встановило однаковість системи діловодства міністерств - від створення документів до їх архівного зберігання; особливе місце було приділено порядку зносин (листуванням) міністерств з іншими установами.

За рішенням Московської реєстраційної палати підприємство отримує дозвіл на ліквідацію тільки після передачі документів на архівне зберігання.

документи, утворюються в діяльності підприємства, в подальшому або залишаються в архіві підприємства на тривалий архівне зберігання, або зберігаються встановлені терміни і потім передаються на тривале зберігання до відповідних державних організації, або підлягають знищенню.

Мікрофільмування широко використовується в народному господарстві для створення страхових фондів, документів, які є для архівного зберігання і фондів поточного користування в інформаційних процесах і на виробництві.

Один з обов'язкових примірників, одержуваних державними книгосховищами і національними бібліотеками, яким присвоєно функції архівного зберігання.

Автоматизація документообігу полягає в комплексній автоматизації завдань розробки, узгодження, поширення, пошуку та архівного зберігання документів організації.

Друга характерна риса сучасного розвитку фотографічних процесів - мініатюризація зображення; це особливо важливо при архівному збереженні копій документів, креслень, дисертацій, в зв'язку з чим широко розвиваються способи мікрофільмування. До приймальних верствам для мікрофільмування пред'являють ряд жорстких вимог: досить висока роздільна здатність, різкість краю штриха і ін. Галогеносрібні фотографія і в цій області досягла певних успіхів (випуск фотоплівок Мікрат з роздільною здатністю до 1000 мм-1), але очевидно, що діазотипії або процеси на органічних фото-хромних матеріалах, використовують беззерністие світлочутливі матеріали (освіта зображення відбувається на молекулярному рівні), дозволяють досягти тих же і навіть кращих результатів значно легше і з меншими витратами.

Виняток може, наприклад, полягати в перекладі з області оперативного використання матеріалів фонду в область архівного зберігання.

Оформлення робочого макета як виду проектної документації пов'язано з труднощами, що випливають з порушення існуючих правил архівного зберігання і оформлення проектної документації.

При створенні програмної моделі також можуть бути вжиті заходи, що полегшують виконання робіт з перенесення відомостей на архівне зберігання. Все це може істотно полегшити роботи по перенесенню відомостей на архівне зберігання, а також зменшити ймовірність появи помилок при виконанні цих робіт. Якщо відомості, що переносяться на архівне зберігання, складають частину інформаційного масиву, то при їх виділенні можуть бути допущені помилки. Тому ці роботи необхідно максимально автоматизувати, щоб знизити ймовірність появи помилок в решти відомостей інформаційної бази.

Протоколи відносяться до числа важливих документів підприємства, тому зберігаються не менше 10 років і можуть передаватися на архівне зберігання.

Прийом від будівельно-монтажних організацій виконавчо-т-схніческой докуменатаціі на закінчені будівництвом об'єкти газифікації зі своєчасним внесенням до неї змін і архівне зберігання технічної документації.

Прийом від будівельно-монтажних організацій виконавчо-технічної докуменатаціі на закінчені будівництвом об'єкти газифікації зі своєчасним внесенням в ніс змін і архівне зберігання технічної документації.

Автори розробки вважають, що висока швидкість введення дозволить істотно знизити вартість системи і відкриє можливість накопичення масивів архівного зберігання ємністю до 1012 двійкових одиниць з можливістю автоматичного пошуку потрібної інформації за допомогою досить простих механічних пристроїв. Хоча параметри пристрою відтворення Марк при цьому залишаються незмінними, область його застосування може бути істотно розширена. Вказується, що дослідний зразок такої системи використовується в США в спеціалізованій інформаційно-пошуковій системі.

Документи кадрового діловодства зберігаються певний час в установі і в подальшому або знищуються, або здаються встановленим порядком на тривалий архівне зберігання. Відбір документів на зберігання або знищення не є довільним. Він грунтується на результатах проведення експертизи важливості документів.

Як зазначено в попередньому розділі, системи з одноразовою оптичної записом будуть застосовуватися в тих областях, де потрібно архівне зберігання великих масивів інформації. Це зазвичай потрібно при зберіганні документів, для яких в даний час використовується велика кількість різних носіїв.

Перш за все, автоматизована технологія потрібна організації для обліку і контролю роботи з документами, а також організація їх архівного зберігання. Питання обліку та зберігання самим детальним чином опрацьовані у вітчизняній науці і практиці документознавства та архівної справи.

Велика частина комерційної листування зберігається 3 роки (стаття 74 Переліку документів із зазначенням термінів зберігання) і передачі на архівне зберігання не підлягає.

У зв'язку з тим, що багато проектні організації отримують фотодокументацію з макета, необхідно правильно організувати її оформлення та архівне зберігання.

Державний реєстр системи ГОСТ Р ведеться підрозділом Держстандарту Росії, яке реєструє учасників та об'єкти сертифікації, а також здійснює архівне зберігання матеріалів щодо державної реєстрації.

Типове положення викладає особливості документообігу даної категорії документів: реєстрацію, ведення картотеки, терміни виконання, формування справ і їх архівне зберігання.

Це вид обробки, при якому здійснюється перетворення оптичних сигналів і зображень в форму, зручну для передачі по каналах зв'язку і архівного зберігання. Важливою складовою частиною кодування є, зокрема, стиснення даних, тобто кодування, що знижує вимоги до пропускної здатності каналів зв'язку і ємності запам'ятовуючих пристроїв.

Справи постійного або довготривалого зберігання, конфіденційні, секретні, а також справи поличному складу повинні бути повністю оформлені і підготовлені до архівного зберігання.



Інші публікації на тему:
  • Зберігання - бухгалтерський документ
  • Оформлення - комплект - документ
  • Основний комплект - конструкторський документ - виріб